7 ting du skal huske til julefrokost i firmaet

Annonce – sponsoreret indhold.

Skal du stå for julefrokost i firmaet, er det, der afgør om aftenen lykkes, sjældent selve festen, men de små praktiske beslutninger i ugerne op til. Her er en tjekliste med 7 punkter, der dækker budget, dato, lokation, bar, lyd, ansvarsfordeling og sikkerhed, så du undgår de klassiske misforståelser og slipper for at koordinere flere leverandører end nødvendigt.

Sådan får du overblik over julefrokost i firmaet, før du booker noget

I en lille virksomhed lander julefrokosten ofte hos én person ved siden af det daglige arbejde. Planlægning af julefrokost i firmaet kræver desuden typisk overblik over flere leverandører på samme tid: lokale, mad, drikkevarer, lyd, borde og rengøring. Hver af dem har egne leveringstidspunkter og vilkår, og det er i samspillet mellem dem, tingene går galt.

Start derfor med tre afklaringer, før du kontakter nogen:

• Hvem beslutter? Aftal, hvem der må godkende udgifter, så du ikke venter på svar midt i en bestilling.
• Hvor mange kommer? Husk ægtefæller, frivillige og deltidsansatte, hvis de er inviteret. Gæsteantallet styrer alt fra mængden af fadøl til antallet af højttalere.
• Hvad er rammen? Skal det være en afslappet frokost med musik i baggrunden, eller en aften med taler, dans og bar?

Budget og tidsplan: de to første punkter

1. Lav et budget pr. kategori, ikke kun pr. deltager. Del det op i lokale, mad, drikke, udstyr, musik og oprydning, og læg en buffer ind til det uforudsete. Et samlet beløb pr. person skjuler let, at én post æder resten. Spørg altid, om prisen gælder pr. dag eller pr. arrangement, og om levering, opsætning og rengøring er med. Bruger du flere leverandører, kan det betale sig at sammenligne tilbud på samme betingelser. Sådan forhandler du bedre købepriser hos dine leverandører kan hjælpe dig med de samtaler. Er du i tvivl om, hvordan udgifterne behandles skattemæssigt, så tjek Skattestyrelsens vejledning eller spørg din revisor.
2. Lås datoen tidligt, og lav en baglæns tidsplan. December er travlt for udlejere, lokaler og cateringfirmaer, så de mest populære weekender bliver hurtigt optaget. Fastlæg datoen i god tid, og arbejd baglæns: hvornår skal invitationer ud, hvornår skal gæsteantallet være endeligt, hvornår skal udstyr leveres, og hvornår skal alt være ryddet væk? Skriv tidspunkterne ned, og del dem med alle involverede.

Lokation og logistik: tjek det, der ikke står i annoncen

3. Vælg lokation ud fra adgangsforhold, ikke kun pynt. Uanset om I holder det på kontoret, i værkstedet, i et forsamlingshus eller i en hal, skal du have svar på nogle praktiske spørgsmål:
   • Er der strøm nok, og hvor sidder stikkene i forhold til bar og musik?
   • Kan leverandører komme helt tæt på med udstyr, eller er der trapper, smalle døre eller lang gåafstand?
   • Er der køleplads, vand i nærheden og mulighed for at stille et anlæg et sted, hvor køen ikke blokerer gangen?
   • Hvad gælder der om lydniveau og åbningstider, især hvis lokalet ligger tæt på naboer?

   Er I i Midt- og Vestjylland, så husk afstande og leveringstidspunkter. Mange leverandører kører ud til fx Herning, Holstebro, Silkeborg, Skjern og Ringkøbing, men aftal præcist, hvornår udstyret kommer, og hvornår det hentes igen.

Mad og bar: cocktails, fadøl og festudlejning

4. Planlæg baren som en funktion, ikke som en kasse drikkevarer. Spørgsmålet er, hvordan gæsterne får drikkevarer uden lange køer, og hvem der har ansvaret. Maden bestiller du typisk hos en catering- eller slagterleverandør. Med baren har du flere muligheder:
   • Fadøl: Et fadølsanlæg giver iskold øl direkte fra hanen. Hos MidtVest Festudlejning kan du leje anlæg fra 349 kr. pr. dag, inklusive gratis slutrengøring, og vælge mellem Hancock Black og Høker.
   • Cocktails og drinks: En drinksdispenser fra 450 kr. pr. dag lader gæsterne tappe kolde drinks selv. Det giver barstemning uden at betale for personale hele aftenen, og køen ved baren bliver kortere.
   • Sodavand og vand: En tøndekøler fra 100 kr. pr. dag rummer cirka 40 dåser eller 16 flasker á 0,5 liter. Stil flere ved siden af hinanden, hvis I er mange.
   • Lidt ekstra: En popcornmaskine fra 395 kr. pr. dag kan fungere som velkomst, mens gæsterne ankommer.

   Med festudlejning samler du ansvaret for levering, opsætning og afhentning ét sted i stedet for at koordinere hver enkelt vare. Spørg ind til levering, opsætning, afhentning, slutrengøring og en vagttelefon, hvis noget går i stykker under festen. Husk også alkoholfrie alternativer, så dem, der kører bil eller ikke drikker, har et reelt valg.

Lyd og stemning: det handler om mere end volumen

5. Beslut, hvad lyden skal bruges til. Baggrundsmusik under maden stiller andre krav end dans sent på aftenen. En Soundboks kan lejes fra 295 kr. pr. dag og spiller trådløst på batteri via Bluetooth, så du slipper for kabler og ekstra strømtilslutning. Er lokalet stort, kan to Soundbokse kobles sammen for bedre lydspredning. Skal direktøren eller en kollega holde tale, kan du tilvælge højttalerstativer og en trådløs mikrofon. Test udstyret, inden gæsterne kommer, og aftal på forhånd, hvem der styrer musikken. Ellers ender det med, at alle skiftes til at skippe numre. Lav gerne en playliste, så den ikke afhænger af en enkelt telefon eller en enkelt persons smag.

Opsætning, oprydning og sikkerhed: giv hver opgave en ejer

6. Fordel opsætning og oprydning med navne og tidspunkter. Skriv ned, hvem der tager imod leverandørerne, hvem der stiller bar og lyd op, og hvem der lukker ned til sidst. Oprydning er den opgave, der oftest ender hos de samme to-tre personer, fordi ingen har fået den tildelt. Aftal også, hvor tomme fustager, flasker og affald skal stå, og hvad der sker med restlager af drikkevarer.
7. Tænk sikkerhed og hjemtransport ind. Aftal, hvordan alle kommer sikkert hjem, fx via fælles transport, taxa eller overnatning. Overvej en kort alkoholpolitik og gør det tydeligt, hvem der er kontaktperson, hvis noget går galt. Er du i tvivl om forsikring, ansvar eller arbejdsgiverens forpligtelser ved personalearrangementer, så kontakt din forsikringsselskab eller se Arbejdstilsynets vejledning.

Typiske fejl, når firmaet holder julefrokost

• For mange leverandører uden fælles tidsplan. Når mad, drikke og udstyr ankommer på forskellige tidspunkter, opstår der ventetid og stress.
• Gæsteantallet bliver ikke bekræftet. Det fører til for lidt mad, for få kølepladser eller en bar, der ikke slår til.
• Strøm og adgang glemmes. Et fadølsanlæg og en drinksdispenser skal stå et fornuftigt sted, og leverandøren skal kunne komme til.
• Ingen ansvarlig for oprydning. Det ender typisk med, at de mest pligtopfyldende bliver tilbage.
• Ingen alkoholfrie valg eller hjemtransport. Det er både et trivselsspørgsmål og et sikkerhedsspørgsmål.
• Prisen sammenlignes uden at tjekke, hvad der er med. Rengøring, levering og afhentning kan gøre en tilsyneladende billig løsning dyrere.

Gå listen igennem ugerne før festen, og lad hver opgave have en navngiven ansvarlig. Så kan du møde op som gæst på din egen julefrokost i stedet for at stå og lede efter forlængerledningen.

Ansvarsfraskrivelse: Denne artikel er tænkt som generel oplysning og kan ikke erstatte individuel professionel rådgivning. Kontakt altid en relevant fagperson før vigtige beslutninger.